企業の健康診断結果の保管義務とは？期間や適切な方法について解説

企業では従業員に健康診断を受診させる義務があり、従業員の健康維持を推進しなければいけません。従業員が健康であることは企業にとっても重要なポイントであり、企業の成長・発展には欠かせません。

健康診断の結果や病歴は、雇用管理に関する個人情報にあたり、個人に関する情報は適切に保管する必要があります。今回は、企業における健康診断の保管義務について解説していきます。

健康診断結果を保管する必要性とは

健康診断の結果を保管することには、法的規定や義務、そしてリスク管理という観点からの必要性があります。

法的規定や義務による保管

法的規定や義務による保管は、企業や組織が従わなければならない法律や規則、労働安全衛生法や労働基準法に基づいています。健康診断結果は、従業員の健康状態やリスクを評価するために重要な情報であり、各法律に基づいて適切な措置をとっています。

労働基準法第109条では、雇用契約関連の書類を5年間保管することが求められています。これには一般健康診断も含まれており、定められた期間は適切に保管することが義務づけられています。

特殊健康診断に関しては、各種類に応じて保存期間が定められており、5年から40年と大きな幅があります。

参考資料：厚生労働省「労働安全衛生法に基づく健康診断を実施しましょう」

保管期間が経過した文書については、適切な廃棄方法を選択して処理することが重要です。

リスク管理の観点からの保管

健康診断結果は、従業員の健康状態を把握するために利用されます。例えば、特定の職場での発症リスクや予防対策の必要性を判断するために活用されます。これにより、労働災害や疾病の予防につながります。

また廃棄時には、プライバシー情報の適切な処理が求められます。個人情報保護法などの法律や規制に基づき、個人情報を適切に管理する必要があります。廃棄する際には、情報が復元できないような安全な方法でデータを破棄することが重要です。例えば、物理的な破壊手段やデータ消去ソフトウェアを使用して個人情報が漏洩しない方法を選択する必要があります。また廃棄時には、廃棄証明書などの文書を作成し、適切な記録を残すことも大切です。

組織や企業において適切な情報管理と保管手続きを確立し、個人情報の漏洩や不正利用を防止することが求められます。これにより、従業員のプライバシーを尊重しつつ、健康状態の適切な評価とリスクの管理を行っていくことができます。

健康診断結果の適切な保管方法

健康診断結果は、個人の大切な情報であり、適切な保管が求められます。

まず、電子ファイルの場合は、パスワードや暗号化を利用してセキュリティ対策を徹底することが重要です。また、データの整理と管理を行うために、ファイル名には日付や患者の氏名などを含めることで、検索や整理がしやすくなります。

さらに、定期的なバックアップを取ることや、データの二重保存を行うことで、データの保管におけるリスクを最小限に抑えることができます。これらの対策を実施することで、健康診断結果を適切に保管し、必要な時にすばやくアクセスできる環境を整えることができます。安心して健康診断結果を保管するために、セキュリティ対策とデータの整理・管理には十分な注意が必要です。

健康診断結果の保管に関する企業の責任

企業は、従業員の健康管理に責任があり、情報の漏洩や不正利用に対する対策責任はもちろん、従業員に対するプライバシー保護の考慮も欠かせません。企業は、適切なセキュリティ対策や個人情報保護方針の策定、従業員への認識啓発などを行うことで、健康診断結果の保管に関する責任を果たしていくといった行動が求められています。

これにより、情報の漏洩や不正利用を防止し、従業員のプライバシーを守りながら、健康管理の質の向上を図ることにつながります。企業としての責任を果たすために、健康診断結果の保管には十分な対策を講じていく必要があります。

まとめ

今回は、企業における健康診断結果の保管義務について解説しました。従業員1人ひとりを守ることで、企業が得られるメリットも大きく、企業成長には従業員の健康維持が重要なポイントになります。健康診断を適切に管理し、クリーンな企業を目指しましょう。