企業が従業員に健康診断を手配することは、法的に義務付けられており、従業員が安全かつ持続的に働くために欠かせない取り組みです。しかし、健康診断の結果は個人情報であるため、慎重な取り扱いが求められます。そのため、企業が健康診断の結果を管理する際には、従業員のプライバシーを守るための対策が必要です。
本記事では、企業が健康診断結果をどのように管理し、プライバシー保護に配慮すべきかについて解説します。法的な管理義務からデータの適切な保管・廃棄方法まで、分かりやすく説明していきます。
健康診断と個人情報
健康情報の法的把握義務
企業は労働安全衛生法に基づき、全ての正社員および一定の条件を満たす非正規雇用者に対して定期的な健康診断を実施する法的義務があります。
そして健康診断から得られるデータをもとに、職場環境や勤務条件の調整を行うことが可能です。このプロセスは従業員が安全かつ健康に働き続けることを支援し、結果として全体の生産性向上に貢献します。
個人情報としての健康データ
健康診断の結果は、個人情報保護法のもとで「要配慮個人情報」として分類されています。これは、個人情報の中でも特に保護が求められる情報であるため、企業は従業員の健康情報を管理する際に細心の注意を払う必要があります。具体的には、従業員のプライバシーを尊重し、健康情報の漏洩や不適切な利用を防ぐための対策を講じることが求められます。
企業による健康診断結果の取扱い
企業が、要配慮個人情報である健康診断の結果をどのように取り扱うべきなのかを、本項では解説します。
企業の取り扱いの範囲
「健康診断結果に基づき事業者が講ずべき措置に関する指針」によれば、健康診断の結果は必要な場合に限り、管理職や人事部門への情報提供が許可されています。たとえば、従業員が健康上の理由で特定の作業が困難な場合、人事部や直属の上司による勤務形態の調整が適切な配慮として必要になります。
その際、企業は健康情報を取り扱う関係者の範囲を限定して、情報漏洩のリスクを最小化する必要があります。目的と立場を限定して従業員の健康情報を取り扱うことで、職場の安全を確保しつつ個人のプライバシーを守ることが可能です。
厳格な制限
個人情報保護法に基づき、要配慮個人情報である健康情報の扱いには厳格な制限が設けられています。たとえば、遺伝性の色覚異常や、B型肝炎やHIV感染症など職場での蔓延リスクが低い感染症に関する情報は、職務上の特別な必要性が認められない限り、企業が取得すべきではありません。
診断結果の提出についての事前通知
企業における健康診断結果の提出については、事前通知が非常に重要です。あらかじめ健康診断の案内とともに、診断結果の提出要求を文書で明確に通知することが必要です。
さらに、企業は健康診断結果の取り扱いについて、就業規則や社内規定に詳しく定めるべきです。これにより、従業員は自身の健康情報がどのように扱われるかを前もって把握できるため、企業は健康情報に関わるトラブルを回避できます。
プライバシー保護のために
企業が、実際にプライバシーを保護しながら健康診断結果を管理するための、具体的な方策をご紹介します。
適正な管理方法
企業が健康診断結果を適正に管理するためには、紙ベースの書類と電子データそれぞれに適した保管方法が求められます。紙ベースの書類は、湿度や温度の調整が可能な遮光性の高い場所で保管し、防水・防湿対策を施すことが重要です。また、防火金庫の導入によって火災によるリスクを最小限に抑えることも望ましいです。
一方、電子データについてはセキュリティ対策を強化する必要があります。データを暗号化し、定期的にバックアップを取ることでデータの喪失や破損リスクに備えましょう。さらに、クラウドサービスを利用する場合は、信頼性の高いプロバイダを選び、アクセスログの監視や厳重なセキュリティ対策を講じることが必須です。
個人情報を取り扱う従業員への教育
情報を取り扱う従業員への十分な教育も必要です。プライバシー保護や情報セキュリティに関する最新の知識を提供する定期的な研修を実施し、彼らが適切な管理方法を理解できる環境を整えましょう。また、情報の機密性を守る誓約書を提出してもらうことで、責任意識を高めることができます。
適切な廃棄方法
健康診断結果の書類やデータは、保管期間が終了または不要になった時点で、厳重な廃棄処理が求められます。紙の書類はシュレッダーで細断し、判読不可能な状態にすることが基本です。
電子データについても、専用の消去ソフトを用いて完全に削除するか、データの復元が不可能な方法で処理します。また、専門の廃棄業者を活用するのも有効な方法です。
まとめ
本記事は、企業における健康診断結果の管理とプライバシー保護について解説しました。従業員の健康情報は特に慎重に取り扱うべき個人情報であり、企業は厳格な管理と安全な保管、そして適切な廃棄が求められます。適切な対応を徹底することで、従業員の信頼を得られ、職場の安全性と生産性の向上も実現するでしょう。
健康診断の実施について悩んでいる企業の担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
企業の健康診断運営には、予約システム「RESERVA」がおすすめ！
画像引用元：RESERVA公式ホームページ
企業の健康診断運営におすすめの機能が豊富な予約システムRESERVAを紹介します。
「RESERVA（レゼルバ）」は累計導入数30万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、業界・業種問わず350種類以上の業態で利用されています。
パソコン・スマホ・タブレットに対応しており、最短3分で予約システムを作成できます。管理画面もシンプルでわかりやすいため、初めての予約システムに最適です。予約受付をはじめとする多くの機能が無料から利用可能で、開業直後の忙しい時期でも使うことができます。
予約業務をシステムに任せることで、企業の健康診断をより円滑に進めることができます。ぜひ利用を検討してみてください。