企業の健康診断で人事労務の負担を軽減するためのポイントを解説！

企業の健康診断の実施に向けて人事労務は多くの業務に対応する必要があります。対象となる従業員の選定、病院の予約と検診日の確定、従業員への受診結果の共有などが挙げられます。従業員の健康診断をスムーズに運営するために、人事労務の負担を軽減することが重要です。

本記事では、人事労務の負担が大きくなりやすい原因、人事労務の負担を軽減するポイント、健康診断のプロセスの効率化について解説します。そして、企業向け健康診断における予約システムの目的や導入メリットについても紹介します。

人事労務の負担が大きくなりやすい原因

従業員とのスケジュール調整

人事労務のスタッフは健診の日程調整において、各従業員の勤務スケジュールや個別の都合を考慮する必要があります。従業員の出張が多い時期の場合、全員がスムーズに健診を受けられるように調整することは難しいです。

また、スタッフは、予約後に受診日の変更やキャンセル時の調整が必要になることもあります。特に多くの従業員を抱える会社であれば、これらの業務量が増加しやすいです。

病院とのスケジュール調整

病院側との健診日程の調整や予約の取りまとめは、人事労務にとって大きな負担となります。例えば、年度末や繁忙期には病院の予約が取りづらくなるため、事前に計画を立てることが重要です。また、企業が希望する日程に予約が埋まっている場合、別途の問い合わせや病院を変更するなどの対応も求められます。

健診実施の報告

人事労務のスタッフは、健診終了後に各従業員の健診結果を集計します。この報告書には、健診の実施状況、結果の概要、異常値の発生状況などが含まれ、経営層や関係部署に提出します。

加えて、従業員の健康状態の把握や将来的な健康管理の計画立案に活用するために、健診結果のデータベース化が必要になることもあります。

人事労務の負担を軽減するためのポイント

健診代行サービスの活用

事業者の選定

健診代行サービスとは、健康診断の実施に伴う業務を専門業者に委託するサービスを指します。企業が業務委託先を決定する際、信頼性と実績のある事業者を選定することが重要です。過去の利用者の評判や業務内容を確認し、自社のニーズにマッチしたサービスを提供するかどうかを確認します。

具体的なチェックポイントとして、以下が挙げられます。

費用対効果の分析

事業者を選定した後は、費用対効果の分析が重要です。合計費用と得られる結果を比較検討することで、企業にとってコストパフォーマンスの高い選択肢を見つけることができます。

また、費用対効果を分析するために、以下のポイントを考慮します。

健康診断データの電子化

企業向け健康管理システムの導入

企業の健康診断データを電子化することにより、手作業での入力ミスや情報の重複を防止でき、管理業務の効率化につなげられます。

主な管理システムの機能は、以下となります。

データの一元管理

各従業員の健康情報をデータベース化することは、重要なステップです。診断結果や健康状態のフォローアップが容易になり、人事労務に係る手間を大幅に削減できます。

例えば、Google CloudやAmazon Web Services（AWS）などのクラウドサービスを利用すると、安全なデータの保管や管理が可能になります。これにより、さまざまなデバイスからデータにアクセスができ、リアルタイムでの情報更新や共有が簡単になります。

従業員への早期案内とリマインド

スムーズに受診計画を進める上で、健康診断の数ヶ月前から従業員に通知を行うことが重要です。複数回のリマインドによって受診忘れを防ぎ、全従業員が確実に健康診断を受けられる環境を作ります。

健康診断のプロセスの効率化

健診結果のフィードバック体制の強化

個別面談の実施

健診結果は、従業員一人ひとりに適したフィードバックを行うことが重要です。特に、異常が見つかった場合に個別面談を実施することで、適切な健康管理アドバイスを提供できます。個別面談を通じて、企業が従業員の健康を真剣に考えていることを示すことができ、信頼関係の強化にもつなげられます。

健康指導の実施

健診結果を基に、職場内での健康指導を実施することも重要です。定期的な健康セミナーやワークショップを開催し、従業員に正しい生活習慣やストレス管理方法を教えることで、健康増進の取り組みが強化されます。従業員は定期的な指導を受けることで、健康に対する理解が深まり、自己管理能力の向上につなげられます。

企業の健康診断向け予約システムとは

健康診断の予約システムを導入している医療機関を指定することで、企業は従業員の予約に掛かる負担を軽減できます。ここでは、健康診断の受診予約を効率化する予約システムの機能について解説します。

顧客データCSV出力機能

顧客データCSV出力機能は、Excelやスプレッドシートなどのあらゆる表計算ソフトにインポートすることで、顧客情報をCSVファイル形式で出力することできる機能です。詳細を絞り込んで顧客データをダウンロードすることも可能なため、健康診断の運営効率を高めることが可能です。

残席数表示機能

残席表示機能は、予約可能な残席数を予約サイト画面上に表示する機能を指します。予約の可否のみならず、予約枠に対する残席数を可視化でき、空き状況を可視化することが可能です。

人数制限機能

RESERVAでは日にち、時間ごとに予約上限人数が設定でき、上限に達した際に、自動的に予約受付が締め切られます。診療プランごとに人数制限を変えることも可能です。

Googleカレンダー連携機能

Googleカレンダー連携機能は、予約サイトで受け付けた予約をGoogleカレンダーに反映し、Googleカレンダーの予定をRESERVAの予約カレンダーに反映する機能です。手動でカレンダーに情報を入力する手間を省くことができ、日程の管理が楽になります。

まとめ

本記事では、企業の健康診断で人事労務の負担を軽減するためのポイントについて解説しました。人事労務のスタッフは、企業の健康診断の実施に向けて、多くの業務を対応する必要があります。特に規模の大きい企業は、健診代行サービスの活用や健康診断データの電子化など、多角的な施策を講じることで、その負担を軽減することが重要です。